新年度の挨拶メールの基本の書き方知ってますか?社内編とビジネス編

４月。

仕事は新年度を迎え、

気持ちを新たにする季節ですね。

 

新たな役職についたり、

部署替が変わったり。

 

そして、

新人研修など、

気が引き締まるような

新しい仕事が多くなります。

 

近年では、ビジネス上のやり取りは、

直接のあいさつ回りや

手紙のやり取り以上に、

メールでのコンタクトが増えました。

 

ビジネスマンとして、

相手に失礼のない新年度の挨拶を、

メールで送るためには

どうしたらよいのでしょうか？

 

新年度を気持ちよく迎え、

相手先と円滑なコミュニケーションを

図るためのコツをお話しします。

新年度の挨拶と新年の挨拶の違い

新年の挨拶とは、

１月の年始に行う挨拶です。

 

基本的には、営業を開始した日から

１月７日までに行うのが良いでしょう。

 

日本の企業には、

古くからの儀礼的習慣が

根強く残っているため、

新年の挨拶はビジネス上で

重要と考えられています。

 

そのため、新年の挨拶は、

メールで済ませるよりも、

直接挨拶をすることが重視されており、

挨拶回りの際には

粗品を持参することが

通例となっています。

 

それに対して新年度の挨拶とは、

４月の年度初めに行う挨拶です。

 

会社に新しく入社した時や、

または新しい部署や役職になり

上司から業務を引き継いだ時に行います。

新年の挨拶よりも儀礼的要素が低いため、

メールでの挨拶で済ませても

相手に失礼にはなりません。

ビジネスメールの基本の型

まず押さえておきたいのが、

ビジネスメールの基本の型です。

 

会社の外部だけでなく、

内部に対しても基本の型は

使うことができますので、

使いこなせるようにしておきましょう。

 

宛名（相手方の正式名称、所属部署・役職、名前）   始めの挨拶（頭語　時候の挨拶　慶賀の挨拶、感謝の挨拶）   名乗り（会社の正式名称、所属部署・役職、名前）   要旨   詳細   結びの挨拶（末文・結語）   署名（メール上の名刺の役割）

 

ビジネス文書は、

今後の仕事を円滑に進めるための

重要な書類です。

 

宛名や署名を絶対間違えないように

確認しましょう。

 

そして、相手に、常識的で

丁寧な仕事ができるという

印象を与えるため、

本文も誤字・脱字がないか、

頭語と結語の組み合わせが

間違えていないか、

適切な言葉遣いができているかなど、

細心の注意を払いましょう。

新年度の挨拶メールの書き方

• 時候の挨拶で季節感を取り入れよう

新年度を迎えたという季節感を

メール文で表現することが大事です。

 

時候の挨拶とは、

旧暦に準じた挨拶で、

礼儀を重んじる日本独特の習慣です。

 

ビジネス文書では

「俳句の季語＋候」

という漢語調の表現が多く使われます。

 

４月の漢語調の時候の挨拶の例は

以下になります。

・陽春の候、

・桜花の候、

・惜春の候

 

親しい相手でしたら、

口語調の時候の挨拶を

とりいれることもできます。

・春たけなわの季節となりました。

・各地から花の他よりも

にぎやかになりました今日この頃、

・春爛漫の季節となりました。

 

• 社内編

・宛名；「関係各所」「○○課長殿」など、

役職制名で書きます。

社名は省きます・

・挨拶；省略します。

・要旨；新年度を迎え、

先輩から業務を引き継いだことや、

入社した旨を明記しましょう。

・本文；新年度の挨拶を送る相手と

自分の立場をわきまえた

言葉遣いを心がけ、

敬語は最低限に抑え、

簡潔な文章にしましょう。

 

• ビジネス編

・宛名；間違えずに正確に書きましょう。

会社名、役職、そして、

「○○様」の順に書きます。

・挨拶；その年の気候や地域差にも

配慮して、時候の挨拶を選びます。

そして、相手会社との関係性を留意して、

慶賀の挨拶と感謝の挨拶を書きます。

 

日頃の付き合いがなく、

初めて連絡する場合には、

頭語のみ書き出し、

時候・慶賀・感謝の挨拶を省略すると

相手に用件が伝わりやすいでしょう。

・突然のご連絡で大変恐縮でございます。

　　・初めて連絡させていただきます。

　　・突然のご連絡、失礼いたします。

・名乗り；自分の新しい役職を正確に書きましょう。

・要旨；業務を引き継いだことや、

新人として入社した旨を明記しましょう。

この時、直接挨拶にいけないことを

お詫びする文章を加えると、

より丁寧な印象を与えます。

・本文；できる限り丁寧に用件を伝えましょう。

厳密なルールはありません。

ここで注意するのは丁寧すぎないことです。

丁寧過ぎると、用件が見えずらくなったり、

相手に冷たい印象をあたえてしまったり

する場合があります。

 

かといって、カジュアルな文章では、

相手に不快な思いをさせてしまいます。

 

ビジネス上のお付き合いであることを

十分に念頭において、距離感や

バランスの良い文章を心がけましょう。

まとめ

ビジネス文書というと、

堅苦しくて苦手にしている方も

多いのではないでしょうか。

 

しかし、最近では、顔が直接見えない相手と、

メールでのやり取りだけで、

仕事を進めていくことが、

ビジネスコミュニケーションでは

当たり前になっています。

 

ビジネスメールには基本となる

定型文がありますので、

自分なりに自由に使いこなせるように

工夫をしておくと、

懸念なくやり取りを行うことが

できるようになります。

 

敬語はビジネスを行う上で

常識的に使えるように経験値を積みましょう。

 

どんな時も第一印象は、大事です。

今後の付き合いを長く円滑に

行う上で重要ですので、

是非正確に行うように心がけましょう。

 

新年度の挨拶を気持ちよく行って、

円滑に業務を進行できるようにしましょう！